Zoom sur les métiers de la gestion administrative
Le secteur de la gestion administrative regroupe de nombreux métiers permettant d'assurer la bonne organisation et le fonctionnement des services au sein d'une entreprise. De la collecte, au traitement d'informations, ces professionnels contribuent à la bonne gestion administrative des organisations. Quels sont les métiers de la gestion administrative ?
Les métiers de l'accueil et du secrétariat
Le secrétariat et l'accueil jouent un rôle essentiel dans la gestion administrative. Ils sont en charge de la réception des appels téléphoniques, de l'accueil des visiteurs, de l'organisation des rendez-vous et de la rédaction de courriers. Parmi les métiers de ce domaine, on retrouve :
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Le ou la secrétaire
Il/elle assure la gestion quotidienne du bureau : répondre aux e-mails, prendre des notes et préparer des comptes rendus de réunions.
L'assistant(e) administratif(ve)
En plus de la gestion quotidienne, il/elle assiste les responsables d'un service ou d'un département dans leurs tâches administratives (suivi des budgets, rédaction et mise en forme de documents…).
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L'hôte(sse) d'accueil
Premier contact avec les clients et les fournisseurs, il/elle doit avoir une excellente présentation et maîtriser plusieurs langues pour renseigner, orienter et accompagner les visiteurs.
Le ou la réceptionniste
Il/elle est chargé de la réception des courriers et colis, ainsi que de l'accueil téléphonique dans certains secteurs (hôtellerie par exemple).
Les métiers de la comptabilité
La comptabilité est une fonction clé dans la gestion administrative d'une entreprise, puisqu'elle concerne le traitement des opérations financières (enregistrement des dépenses et recettes) et la production des états financiers. Voici quelques métiers liés à ce secteur :
L'aide-comptable
Il/elle est chargé de la saisie des pièces comptables et du suivi des documents administratifs relatifs aux clients et fournisseurs.
Le ou la comptable
En plus des tâches mentionnées précédemment, il/elle doit préparer les états financiers et établir les déclarations fiscales et sociales.
Le ou la contrôleur(e) de gestion
Il/elle participe à la mise en place de procédures de contrôle interne, à l'analyse des performances et à l'identification des axes d'amélioration.
Le ou la trésorier(ère)
Il/elle est responsable de la gestion de la trésorerie : placements, emprunts, relations avec les banques et analyse des risques financiers.
Les métiers de la gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines est un élément essentiel de la gestion administrative, car elle assure le bon fonctionnement de l'entreprise en veillant au bien-être et à la motivation des salariés. Les professionnels du secteur s'occupent également du recrutement, des contrats et de la paie. Parmi les métiers liés aux ressources humaines, on peut citer :
L'assistant(e) RH
Il/elle apporte un soutien administratif à l'équipe RH : rédaction de contrats, mise à jour des dossiers salariés, déclarations administratives...
Le ou la gestionnaire de paie
Il/elle est en charge de la préparation et du traitement des éléments de paie pour l'ensemble des salariés.
Le ou la chargé(e) de recrutement
Il/elle a pour mission de trouver les meilleurs candidats pour occuper les postes vacants dans l'entreprise.
Le métier de gestionnaire administratif
Le gestionnaire administratif est un professionnel polyvalent qui joue un rôle clé dans le bon fonctionnement d'une entreprise. Il est en charge de la coordination et du suivi des activités administratives, et veille à ce que les processus internes soient respectés.
Principales missions : gestion du courrier, suivi des dossiers, mise à jour des bases de données, préparation des réunions, rédaction de comptes rendus, etc.
Compétences requises : maîtrise des outils informatiques, sens de l'organisation, rigueur, capacité à travailler en équipe, bonnes compétences relationnelles, etc.
Formation : Bac+2 à Bac+5 dans le domaine de la gestion, de l'administration ou du management.
Perspectives d'évolution : avec de l'expérience, un gestionnaire administratif peut évoluer vers des postes de responsable administratif, directeur administratif et financier, ou encore créer sa propre structure. Découvrez-en plus sur le métier en consultant cette fiche métier du gestionnaire administratif.
Les métiers de la qualité et des processus internes
La qualité et la maîtrise des processus internes sont également au cœur de la gestion administrative. Pour cela, différents métiers veillent au respect des normes, à l'amélioration continue et à la satisfaction client. Voici quelques-uns de ces métiers :
Le ou la responsable qualité
Il/elle met en œuvre et suit les plans d'action visant à améliorer la qualité des produits ou services et la satisfaction client, tout en assurant une gestion optimale des coûts et des délais.
L'auditeur(trice) interne
Il/elle évalue les processus et les pratiques de l'entreprise pour vérifier leur conformité aux règles internes et externes (normes, législation...) et propose des recommandations d'amélioration.
Le ou la gestionnaire documentaire
Il/elle assure la gestion, la conservation et l'archivage des documents administratifs, techniques ou juridiques dans le respect des normes en vigueur.
Les compétences requises pour exercer un métier de la gestion administrative
Pour exercer un métier dans le domaine de la gestion administrative, certaines compétences sont nécessaires :
- Une maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautiques, progiciels métiers...).
- Des qualités relationnelles : sens du service, diplomatie, écoute et communication.
- De l'autonomie, rigueur et organisation dans la réalisation des missions et le suivi des dossiers.
- Une capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression.
- La maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères, notamment l'anglais.
Les métiers de la gestion administrative offrent des perspectives variées aussi bien dans les secteurs d'activité que dans les niveaux de responsabilité. Ils constituent un élément indispensable au bon fonctionnement d'une entreprise, quel que soit son secteur d'activité.